Được xem là một trong những công việc không có nhiều áp lực cho nên hành chính văn phòng trở thành một công việc lý tưởng của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm cũng như không hề nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Vậy mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Bài viết này sẽ trả lời giúp bạn.

Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự cần có những kỹ năng nào luôn là câu hỏi của nhiều người đang muốn làm nghề nhân sự. Có thể nói, nghề hành chính nhân sự được coi như là "dễ thở hơn" so với các khối ngành kinh tế khác.

Nghề này không đòi hỏi các bạn phải học đúng chuyên ngành, cũng không đòi hỏi bạn phải có trình độ ngoại ngữ cao siêu hay kinh nghiệm nghề nghiệp lâu năm thì mới có thể làm được. Đổi lại, đặc thù của ngành nghề này đó chính là nhân viên phải trang bị các kỹ năng nhất định, bao gồm kỹ năng cứng và mềm. Vậy những kỹ năng đó là gì?

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp

Một nhân viên hành chính nhân sự được xem như là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên.

Chính vì thế, nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo để xử lý các công việc cũng như biết cách gắn kết tập thể nhân viên trong tổ chức lại với nhau để tăng năng suất lao động.

Đồng thời, với cách ứng xử tinh tế và khéo léo của mình, bản thân nhân viên hành chính nhân sự sẽ giúp họ biết cách dung hòa mọi thứ, sao cho không mất lòng sếp nhưng vẫn được lòng nhân viên, đồng nghiệp trong công ty.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng thuyết trình

Bộ phận nhân viên hành chính nhân sự không đòi hỏi phải có kỹ năng thuyết trình "đỉnh" như bên bộ phận Marketing. Tuy nhiên, với vai trò là người trung gian, truyền các chỉ thị của cấp lãnh đạo xuống nhân viên, và ngược lại, thay mặt nhân viên đóng góp ý kiến, nguyện vọng với lãnh đạo thì kỹ năng thuyết trình này lại trở nên vô cùng quan trọng.

Nhiệm vụ của kỹ năng thuyết trình là để kết nối sự tương tác với người nghe và có tính thuyết phục cho 1 vấn đề gì đó mà hiệu ứng tốt nhất mà nó đem lại là đôi bên chấp thuận và hiểu ý nhau trong tâm trạng thoải mái nhất.

Hơn thế nữa kỹ năng thuyết trình cũng sẽ giúp giải quyết một số vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ, làm xoa dịu bầu không khí căng thẳng giữa đôi bên để cùng biết cách trung hòa ý kiến của nhau.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần nắm bắt được tâm lý người khác

Làm nghề hành chính nhân sự cũng giống như "Làm dâu trăm họ". Do đó, nếu kỹ năng nắm bắt tâm lý người khác tốt thì đây sẽ được coi như là 1 lợi thế lớn giúp công việc trở nên dễ dàng và cơ hội thăng tiến cao hơn rất nhiều.

Đồng thời, với 1 nhân viên làm nghề nhân sự, kỹ năng sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra được các ứng viên giỏi, tiềm năng, cũng như hiểu rõ hơn về nguyện vọng, yêu cầu của từng ứng viên để có những chế độ đãi ngộ thu hút nhân tài sao cho phù hợp

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm luôn được đề cao trong bất cứ môi trường nào bởi nó mang 1 ý nghĩa nhất định quyết định năng suất và hiệu quả của 1 tổ chức.

Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để thúc đẩy các nhân viên trong công ty cùng hợp tác, phát triển, cung cấp những phản hồi mang tính xây dựng để đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng này sẽ giúp mỗi người nhìn lại bản thân mình, bổ sung những thiếu sót cho nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung.

Theo bạn, với ý kiến cá nhân của bạn thân nhân viên hành chính nhân sự ngoài những kỹ năng trên sẽ cần thêm những kỹ năng nào nữa hay không? Nếu có bạn hãy để lại ý kiến ở phần bình luận để mọi người cùng trao đổi nhé!

Thanh toán các khoản phí cho văn phòng

Hàng tháng, nhân viên văn phòng có nhiệm vụ lập phiếu thanh toán các chi phí cố định về cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho hoạt động của công ty được ổn định. đó là các chi phí về internet, điện thoại, chi phí thuê trụ sở văn phòng làm việc, chi phí về văn phòng phẩm... Ở các đơn vị thương mại nhỏ, nhiều khi nhân viên văn phòng kiêm luôn nhiệm cụ tạm ứng tiền thanh toán cho các nhà cung cấp thay cho thủ quỹ. Công việc này yêu cầu các bạn nhân viên văn phòng phải có khả năng tính toán tốt để tránh nhầm lẫn khi điền thông tin vào các phiếu thanh toán.

Nhân viên văn phòng thường ngồi làm việc ở quầy lễ tân trước công ty để tiếp đón khách hàng tới công ty và trực điện thoại mà khách hàng gọi vào số điện thoại công ty. Ngoài ra, khi công ty có các cuộc họp hay hội nghị thì nhân viên văn phòng chính là người thực hiện việc chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức thực hiện. Để làm tốt việc này đòi hỏi nhân viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, giọng nói chuẩn và khả năng ứng biến trước các câu hỏi từ khách hàng. Muốn tim viec với vị trí này không khó bởi nhu cầu tuyển dụng khá cao nhưng nhiều công ty còn yêu cầu về ngoại hình đối với những nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân. Bởi họ coi nhân viên trực lễ tân giống như một phần bộ mặt của công ty. Nhiều doanh nghiệp có khách hàng hay đối tác là người nước ngoài thì họ còn yêu cầu cả khả năng ngoại ngữ đối với vị trí này. Vì thế bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra sự lựa chọn công việc này.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hồ Chí Minh

Mô tả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự​

Công việc của Nhân viên hành chính nhân sự đa dạng và tùy theo yêu cầu từng doanh nghiệp, công ty cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung thì họ phải đảm nhận các việc làm chính như:

Tham khảo video CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ - Xây Dựng Chân Dung Của Một Người Nhân Sự được chia sẻ trong khóa học hành chính nhân sự và khóa học C&B cơ bản tại Lê Ánh HR

Quản lý trang thiết bị trong công ty

Nghiên cứu và xem xét nhu cầu về trang thiết bị từ các bộ phận trong công ty sau đó lên đề xuất để trình cấp trên. Sau khi được cấp trên phê duyệt thì nhân viên văn phòng tiến hành mua sắm các trang thiết bị rồi phân bổ bàn giao cho từng bộ phận sử dụng. Trong quá trình các phòng ban sử dụng, nhân viên văn phòng vẫn phải theo dõi và quản lý những thiết bị này.

Đối với những công ty có hệ thống sách báo thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ quản lý hệ thống thư viện và sách báo cho công ty.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hà Nội

Khi công ty có các dự án sẽ cần huy động lực lượng nhân viên hỗ trợ trong đó nhân viên văn phòng cũng không ngoại lệ. Công việc của nhân viên văn phòng đối với các dự án đó là in ấn, đóng gói thầu dự án, xin chữ ký và con dấu của những người chịu trách nhiệm dự án. Nếu có người đi công tác tại dự án thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ sắp xếp phương tiện đi lại, nơi ở cho họ. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần chuẩn bị các tài liệu hoặc các thiết bị văn phòng phẩm cho người đi công tác.

Có thể thấy rằng nhân viên văn phòng có rất nhiều đầu việc cần phải làm, bên cạnh những công việc trên thì trên thực tế một nhân viên văn phòng còn triển khai nhiều công việc khác để hỗ trợ bộ máy nhân sự trong doanh nghiệp được vận hành tốt nhất. Bạn hãy nắm bắt những thông tin này để chuẩn bị kỹ tâm lý trước khi ứng tuyển công việc, đáp ứng nhu cầu thị trường Hưng Yên tuyển dụng hay bất kể một thị trường việc làm nào mà mình muốn tham gia.

Qua những thông tin trên đây chắc hẳn chúng ta đã tưởng tượng ra được các công việc chính mà một nhân viên văn phòng cần làm. Những công việc này tuy không yêu cầu nhiều về trình độ chuyên môn nhưng công việc khá nhiều và vất vả đòi hỏi người lao động phải có những kỹ năng nhất định và phải thực sự yêu thích công việc này.